dos hombres sentados, vestidos con traje y corbata viendo un documento en la oficina.

Audiencias ciudadanas

Aclarando conceptos

Este es un mecanismo en el que la ciudadanía, las organizaciones y otras expresiones de la sociedad civil, pueden solicitar una audiencia con el fin de realizar consultas, pedir información, presentar una situación y en general: abrir espacios para la incidencia y la toma de decisiones.

Cuando las personas solicitan una audiencia, asegúrese de brindar una atención amable y de contribuir de la mejor manera a realizar las coordinaciones que hagan posible el espacio.

Esta guía le brinda algunas orientaciones para preparar una audiencia ciudadana.

mujeres y hombres conversando sentados alrededor de una mesa.

Planificación

El éxito de cualquier actividad de participación ciudadana radica en su cuidadosa y detallada planificación.

En el caso de las audiencias ciudadanas, aunque se trata de una solicitud que usted recibe, existen ciertos elementos que deben ser organizados. A continuación, se sugieren algunos, pero usted podrá modificarlos de acuerdo con su realidad y requerimientos.

1 Personas organizadoras

Cuando la ciudadanía o la sociedad civil solicita una audiencia, se deben nombrar al menos dos personas para que organicen la sesión y que sean el enlace con las y los solicitantes.

2 Canales de comunicación

Las personas organizadoras deben aclarar los canales de comunicación, solicitando nombres, números de teléfono y correos electrónicos de las personas contacto.
La comunicación debe ser clara, procure que las personas sepan si es posible que la audiencia ciudadana sea en los términos y con las personas que solicitan. A pesar de lo cargado de las agendas de trabajo en el Poder Judicial, es importante procurar esos espacios de atención para la ciudadanía.
Comunique transparentemente cualquier imprevisto o modificación. Por ejemplo, si se asumió el compromiso, pero cerca de la fecha surge algún imprevisto asegúrese de comunicarlo con antelación a las personas que solicitaron la audiencia y de ser posible reprograme de inmediato una nueva fecha.
Es importante confirmar las audiencias vía telefónica unos días antes de su realización.

3 Datos que deben ser solicitados

Las personas organizadoras deben contar con esta información de los y las solicitantes de la audiencia:

El tema que desean tratar.
Su propósito con la actividad.
Instancias, programas o proyectos específicos que son objeto de la audiencia.
Funcionarios o funcionarias clave cuya presencia sea solicitada.

4 Preparación de los materiales

Indague quiénes son las personas y organizaciones que se harán presentes. Este es un dato importante, pues los materiales deben ser ajustados a las características de la población. Un documento de referencia para este punto es “Características de la información dirigida a la ciudadanía”.
Aliste todos los materiales necesarios para la audiencia, siguiendo los criterios indicados.

El tema que desean tratar.
Su propósito con la actividad.
Instancias, programas o proyectos específicos que son objeto de la audiencia.
Funcionarios o funcionarias clave cuya presencia sea solicitada.

5 Preparación de la sesión de audiencia

La audiencia puede ser ordenada de acuerdo con una agenda. Vaya a ese enlace para obtener más información sobre ese instrumento y para descargar una plantilla.

Se sugiere preparar la sesión de la siguiente manera:

Como primer punto, dé la bienvenida.
Solicite a las personas que se presenten indicando su nombre, su organización o institución y la responsabilidad que allí desempeñan.
El primer espacio de la agenda debe ser destinado a las personas solicitantes del espacio, para que expliquen sus puntos de vista.
El siguiente espacio es para respuestas o reacción de las funcionarias y funcionarios presentes.
A partir de este momento facilite un espacio de diálogo entre las partes, indicando el tiempo disponible para ello.
Proceda a facilitar un cierre de la audiencia guiando a los y las participantes a clarificar si se requieren mecanismos de seguimiento, de ser así identifique cuáles serían y prográmelos. Si hay acuerdos es importante destacarlos al final de la sesión.