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El Grupo Organizador
Distribución de tareas
La realización de actividades de participación ciudadana implica el desarrollo de tres fases: planificación, implementación y seguimiento. Cada una de las cuales contemplará tareas específicas.
Estas tareas empezarán a identificarse al desarrollar la primera fase “Planificación”, por ejemplo: acciones logísticas y metodológicas, de promoción o de convocatoria, de elaboración de materiales, etcétera.
A partir de este momento, las personas que integran el grupo organizador deben distribuirse las tareas que surgen, o buscar otras personas que apoyen su realización.
¡Repartirse las cargas entre todos y todas es esencial para asegurar el éxito de la actividad!
El grupo organizador
Las actividades de participación ciudadana, por lo general, son organizadas por un grupo de personas de una misma oficina o despacho, o de diferentes instancias, e incluso por funcionarias y funcionarios de distintos circuitos judiciales.
Para los efectos de esta guía, este grupo será llamado “Grupo Organizador”. A continuación, se explican algunos componentes y dinámicas que lo caracterizan.
El equipo gestor
Se debe nombrar un equipo integrado por dos o tres personas, que se responsabilice de la coordinación general de la actividad. En adelante se denominará a este subgrupo el “equipo gestor”.
El equipo gestor no es el que hace la actividad, sino que coordina a todo el grupo organizador durante la implementación de las tres fases. Se debe pensar en el equipo gestor como si fuera una directora o director de orquesta.
Algunas de sus funciones son:
- Vela por la construcción participativa del plan de acción;
- Lleva el pulso general de la actividad, asegurándose de que se cumpla lo establecido en el plan de acción;
- Monitorea la realización de las tareas a través de una estrecha comunicación con las personas responsables de cada una. En ese sentido, verifica que todo se lleve a cabo tal y como se acordó, e identifica quiénes necesitan más apoyo o más tiempo para cumplir con la tarea;
- Mantiene una comunicación constante y transparente con todo el Grupo Organizador, recordando los plazos, indicando contratiempos y cualquier otra información que deba ser manejada por todas las personas integrantes del Grupo.
- El equipo gestor podrá incorporarse en algunas tareas específicas, sobretodo en aquellas que requieran presencia o comunicación oficial. Pero no debe olvidar que su tarea esencial es llevar él puso general, asegurando el éxito de la actividad.
* Es importante que las Jefaturas tomen en cuenta esta labor, para que se incorpore en los tiempos de las y los responsables, evitando recargas.
Nota clave:
En algunas ocasiones no hay un equipo organizador, sino que se nombran a dos o tres personas para que coordinen la actividad. En ese caso, estas personas deberán comunicarse con las Jefaturas correspondientes para asegurarse de que tendrán apoyo para armar un equipo organizador de la actividad.
RECUERDE:
El Grupo Organizador
Participa en la elaboración del plan de acción y se distribuye para ejecutar las tareas que se van identificando.
El Equipo Gestor
Coordina la planificación, la ejecución y seguimientos.
NO ES un equipo ejecutor de la actividad.
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