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Dinámica y estructura de un foro
Dinámica de un foro
La realización de un foro precisa de la definición de distintos elementos que se explican a continuación.
Recuerden que todos estos pasos ayudan a construir una propuesta que deberá ser presentada al equipo organizador para su retroalimentación y validación. Además, es recomendable buscar apoyos para la realización de las actividades que surjan a partir de la estructuración de esta propuesta.
Partes del foro
La parte central de un foro es la exposición de ideas, opiniones o posiciones sobre un tema o situación. Es a partir de esa exposición que se suscitan reacciones del público presente. Para efectos prácticos en esta guía se denominará panelista a la persona que expone en el foro.
Los foros tienen por lo general tres partes que se organizan de esta manera:
1 Apertura a cargo de una persona moderadora:
- Bienvenida a las personas asistentes y panelistas
- Presentación del tema a tratar
- Presentación de las personas panelistas, indicando su nombre, institución u organización a la que representan y otros datos de interés.
- Indicación de las reglas del foro (se explican posteriormente)
2 Intervenciones:
- Exposición de las y los panelistas: la persona moderadora indica el uso de la palabra en cada caso y las personas panelistas realizan su intervención.
- Si hay período de preguntas y respuestas entre panelistas, la persona moderadora abre y cierra esa fase.
- Si hay réplicas entre las y los panelistas, la persona moderadora abre y cierra esa fase.
- Preguntas del público: el moderador guía las preguntas, de acuerdo con las modalidades elegidas por el equipo organizador (se explican posteriormente).
3. Cierre del foro
- La persona moderadora indica la finalización del foro, hace un resumen o síntesis de lo expresado por las personas panelistas y señala posibles conclusiones.
- Agradece la participación en el foro y la asistencia y despide la actividad.
- Si hay un refrigerio, lo anuncia e indica donde se llevará a cabo.
¿Qué sigue?
Definir cómo será el foro, estableciendo si este esquema funciona para ese fin o cuáles ajustes requiere. Para ello deberá:
- Establecer la dinámica de las intervenciones definiendo si tendrá algunas o todas las actividades siguientes:
- Intervención de las y los panelistas
- Período de preguntas y respuestas entre panelistas
- Período de réplicas entre las y los panelistas.
- Período de preguntas del público
- La estructura del foro se ordena en una agenda que servirá como guión el día en que se realice la actividad. El apartado “agenda” le explica su uso y le brinda una plantilla descargable y editable.
Reglas del foro
Como se indicó anteriormente, los foros tienen ciertas reglas que aseguran su ordenada ejecución. Se recomienda definir:
- La duración de la intervención de cada panelista y monitorear su cumplimento.
- Cuánto tiempo se destinará a las preguntas y respuestas entre panelistas, para lo cual se definirá el orden a seguir y cómo acordarlo.
- Cuáles serán los espacios de réplica, su duración y orden de intervención.
- La modalidad de participación del público asistente y el tiempo que se dará a esta participación. Lo que incluye programar el tiempo de respuesta.
- Definir las reglas del foro.
- Elaborar en un documento donde se redacten claramente estas reglas.
- El documento deberá incluirse en la carpeta del moderador o moderadora del foro.
Modalidad de participación del público:
Existen diversas formas para que el público asistente participe con sus comentarios y preguntas. A continuación se presentan dos posibilidades:
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Modalidad |
Requerimientos |
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La persona levanta la mano para participar |
Una persona que lleve el orden de la palabra y que indique quién sigue. Uno o dos micrófonos para que se escuche bien la pregunta. Personas que llevarán los micrófonos a quien corresponda. Equipo de sonido y persona que lo administre |
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Las personas escriben sus preguntas en un trozo de papel |
Papeles para las preguntas. Personal que reparta los papeles en los ingresos o en el lugar de la charla cuando haga falta. Personas que recojan las preguntas (pueden ser las mismas) Una persona que tome las preguntas y las agrupe por consultas similares y se los de a la persona expositora. Tome en cuenta a las personas analfabetas o con dificultades para escribir: indique a las personas que reparten las hojas para preguntas, que estén atentas a prestar este apoyo; además la persona presentadora de la actividad deberá dar esta indicación de manera amable y respetuosa. |
Notas:
- La primera modalidad es conveniente en grupos pequeños o en comunidades.
- La segunda ayuda cuando la asistencia es masiva y se quiere aprovechar el tiempo de la mejor manera.
- Para tomar una decisión, remítase a las características del público meta y al tiempo disponible.
¿Qué sigue?
- Definir la modalidad de participación del público.
- En el documento de “Reglas del foro”, se debe incluir un apartado titulado “Participación del Público”, pues es parte de dichas reglas y le corresponde a la persona moderadora indicar esta información en la apertura del foro. Además de que tendrá que recordarla al momento de iniciar la participación del público.
- Establecer los materiales que se requieran, de acuerdo con la modalidad elegida.
Definición e invitación formal a las personas panelistas
Cuando se tienen definidos los tres pasos anteriores, se pueden definir también las posibles personas panelistas para el foro.
¿Qué sigue?
- Hacer una lista de posibles candidatos y candidatas.
- Esta lista será compartida con el equipo organizador para tomar una decisión sobre las personas invitadas.
- Cuando se haya definido las personas panelistas, la coordinación les contactará telefónicamente para invitarlas a participar y para indicarles todos los detalles del foro: fecha, hora, lugar, tema, objetivos, lo que se espera de ellas, las reglas del foro.
- La invitación, así como esta información también debe ser enviada en una nota formal, por correo electrónico.
El personal de apoyo
Se trata de definir el personal que apoyará la actividad, algunos roles se explican a continuación:
El moderador o moderadora:
- Da la bienvenida e indica el tema.
- Presenta a las personas panelistas.
- Indica la dinámica establecida.
- Modera las intervenciones de las personas panelistas: mantiene el orden de los contenidos, llama la atención para volver a los temas de interés cuando alguien se desvía del objetivo; vela por el cumplimiento de los tiempos.
- Modera la parte de preguntas: abre el período de preguntas, da la palabra o lee la pregunta recibida.
- En todo momento, aplica las reglas de funcionamiento del foro.
- En caso de que emerja una persona en el público o en el foro, que irrespete la normativa o la integridad de las personas allí presentes, solicita su salida. Para lo cual debe contar con el apoyo de otras personas.
- Hace una breve síntesis sobre las ideas expuestas, indicando coincidencias, divergencias complementarias, o cualquier información importante de acuerdo con los objetivos de la actividad. Esta es una precisión que debe indicar el equipo organizador a la persona moderadora: ¿qué interesa rescatar al final del foro?
- Finaliza la actividad, dando las gracias por la participación de personas expositoras y asistentes. Si hay refrigerio, lo indica e invita a las personas a pasar.
Personas que registran la asistencia:
- Se ubican en los ingresos para dar la bienvenida y registrar la asistencia.
- Deben tratar de forma amable al público y conocer muy bien el tema a tratar y la dinámica de la actividad.
- Es muy importante que estén preparadas para recibir a alguna persona que requiera asistencia para registrarse o para ingresar al auditorio. Por eso deberían tener cerca de otras personas de apoyo.
- Así mismo, deberán saber con quien se coordina, incluyendo emergentes, y a quién se entregan las hojas de registro y los materiales sobrantes, cuando finaliza la actividad.
Personas que apoyan la participación del público
- Son las personas que tienen los micrófonos y se movilizan para dar la palabra a cada participante.
- En su defecto son las que tienen las hojas para las preguntas del público y las facilitan a quien lo requiera. Además, son responsables de recogerlas y darlas a quien se encarga de clasificarlas.
Cualquier otro personal de apoyo
- Sonido.
- Voluntarias y voluntarios de apoyo.
- Etcétera.
¿Qué sigue?
- Definir el personal que apoyará la realización del foro: las personas deben poder realizar las tareas que implica cada rol, búsquelas de acuerdo con esos criterios.
- La persona moderadora debe ser alguien, de preferencia con experiencia, o que tenga las capacidades y habilidades para llevar el equilibrio del diálogo de una manera efectiva, pero amable.
- A las personas que voluntariamente asuman este rol se les explica de qué se trata su trabajo, además se les dan nombres de contacto, sus números de teléfono y correos electrónicos para que se comunique cualquier duda o emergente antes o durante el foro. Por supuesto, el equipo organizador también debe tener la misma información sobre estas personas.
El espacio físico
Se trata de:
- Definir el lugar en que se hará la charla y gestionar los permisos correspondientes.
- Definir los requerimientos técnicos del lugar: sonido, luz, micrófonos.
- Definir la ubicación de las mesas para el ingreso y el lugar del refrigerio.
¿Qué sigue?
- Buscar un lugar adecuado para la realización del foro.
- Establecer los requerimientos técnicos del lugar.
- Establecer la ubicación de la mesa de panelistas y la de los ingresos.
- Establecer el lugar del refrigerio, si lo hubiera.
Lista de materiales y recursos de apoyo
En este paso se definen los materiales y recursos de apoyo necesarios para realizar el foro. Aunque no son los únicos, a continuación encontrará una lista de algunos que casi siempre son requeridos en este tipo de actividad:
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Lugar |
Materiales, recursos y otros apoyos necesarios |
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Para las personas que reciben al público en los ingresos al lugar donde será el foro: |
Mesa con mantel y sillas Hojas de registro y lapiceros Vasos con agua Personas voluntarias que les asistan, de ser necesario Hojas con los nombres de las personas organizadoras y sus números de teléfono. Materiales impresos o audiovisuales que se vayan a repartir a las personas asistentes al foro. |
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Para la mesa del foro |
Mantelería Nombres de las personas expositoras. Sillas Vasos Pichel con agua Servilletas Proyector Computadora Pantalla para la proyección Cualquier otro recurso solicitado por las y los panelistas |
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Para el auditorio |
De acuerdo con la modalidad para participar que se haya elegido: suficientes hojas para hacer preguntas y lapiceros; o micrófonos. En cualquier caso: personas voluntarias que asistan la participación del público o emergentes que pudiera suscitarse. |
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Para el moderador o moderadora |
Una carpeta que incluya los siguientes documentos: Agenda de la actividad con el orden de participación Nombres y experiencias de las y los ponentes para la presentación. Documento con las reglas del juego, para que tanto a los y las panelistas, como al público le quede clara la dinámica y la modalidad de participación. Además, una persona más debe estar pendiente de cualquier requerimiento que tenga, pues el moderador o moderadora no puede moverse de su lugar. |
¿Qué sigue?
- Apoyarse en la lista anterior para definir los materiales y recursos necesarios para la realización del foro.
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