Volver a Justicia Abierta
Convocatoria
La Convocatoria a una actividad de Participación Ciudadana
¿Cómo se hace una convocatoria?
1- Se empieza haciendo una lista de personas y organizaciones a convocar- Haga una lista de las organizaciones, sectores sociales y productivos, instituciones y otras expresiones de la sociedad civil que forman parte de la población meta de su actividad.
- Consulte con otras personas de la institución si tienen contactos clave en alguna de esas organizaciones o sectores y solicite el número de teléfono y correo electrónico, así como otras señas que puedan ser útiles para ubicarlas. Se trata de indagar con todas las personas que usted pueda imaginar para ubicar contactos específicos de esa población meta.
- Además, puede realizar búsquedas en internet o en redes sociales para dar con el contacto de las personas y organizaciones que decida invitar.
- Elabore una base de datos de las personas a convocar. Para ello puede usar una hoja de cálculo (Excel o LibreOffice) en la que incluya: una columna para cada uno de los siguientes datos:
- Nombre de la organización o institución
- Nombres de las personas contacto
- Teléfono
- Correo electrónico
- Procedencia: se trata simplemente de colocar el lugar de procedencia, para tener clara la cobertura que se está haciendo. Por supuesto, esta columna se incluirá si el grupo organizador lo considera necesario.
- Observaciones: esta columna es muy útil para registrar fechas y modos de contacto de las personas, así como cualquier otra información de utilidad para la convocatoria y su monitoreo.
Esta matriz podría verse de la siguiente manera:
| “Nombre de la Actividad de Participación Ciudadana” Base de datos para la Convocatoria |
|||||
| Organización | Contacto | Teléfonos | Correo-e | Procedencia | Observaciones |
2- El segundo paso es diseñar una invitación oficial
Esta invitación debe decir claramente:
- El nombre de la actividad, los objetivos que se propone, la fecha en que será realizada, el lugar, la hora.
- Lo que se espera de las personas invitadas: puede ser que solamente tengan que asistir a una charla, donde se esperarían sus preguntas y comentarios; o que se trate de un rol que ameritara una preparación diferente. Todo debe estar claramente explicado.
- Además, la invitación deberá tener los nombres de personas contacto, sus números de teléfono y correos electrónicos a fin de que las personas invitadas puedan contactarles si tuvieran alguna consulta.
- Finalmente, la invitación tendrá que explicitar si existe una fecha límite para confirmar participación.
3- El tercer paso es convocar y registrar
- Con la base de datos y la invitación, proceda a convocar a las personas invitadas. Esta convocatoria deberá hacerse por teléfono y por correo electrónico.
- Telefónicamente: llame a las personas de la lista y básese en el texto de la invitación para comunicarles todos los detalles de la actividad, tal y como allí se establece.
- Por correo electrónico: realice un envío masivo de la invitación a los correos electrónicos.
- Casi siempre, las convocatorias son actividades que deben ser repetidas en el tiempo: en ocasiones los teléfonos de contacto no son correctos, o están desconectados, o son de lugares con difícil recepción. En esos casos es necesario realizar las llamadas hasta que sea posible contactar al menos a una persona de la organización a la que se convoque a la actividad.
- Situación similar puede suceder con los correos electrónicos. Registre todos estos intentos en la columna de observaciones.
- En la columna observaciones también se debe registrar: si la persona asistirá o no, o si la organización enviará a otra persona que no es la que se tiene registrada. En este último caso es recomendable abrir una nueva fila con los datos de la nueva persona referida, de manera que se conserven ambas personas en la base de datos.
- Es conveniente realizar una ronda de llamadas y reenviar la invitación unos días antes de la ejecución de la actividad, para recordar que será realizada.
- Si la convocatoria es una actividad implementada por varias personas:
- Deben ser muy rigurosas registrando en la columna “observaciones” cualquier información que sea de utilidad para que las otras personas sepan lo que está sucediendo con cada persona convocada.
- Además, una herramienta útil para esta coordinación son los documentos compartidos de Google.
- Se recomienda guardar la base de datos, pues es muy útil para realizar otras actividades de participación ciudadana.
Nota: las convocatorias no precisan de la realización de un plan de acción, siempre y cuando se implemente una matriz como la anteriormente señalada.
Volver a Participación