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Foro
I. Aclarando Conceptos
- Un foro ciudadano es un espacio al que se convocan personas, organizaciones o instituciones para tratar un tema de interés común.
- Por lo general las personas participantes, a las que llamaremos panelistas, se ubican en una mesa, de frente a un público que asiste para escucharlos y participar con comentarios y preguntas. Un foro también puede permitir que las personas panelistas se pregunten entre sí. Es un espacio que puede ser de carácter informativo, para rendir cuentas o para llegar a acuerdos.
- Los foros pueden ser una actividad independiente o realizarse como complemento a otras actividades, siendo una segunda parte de la agenda establecida, por ejemplo:
- Después de una charla, un grupo de personas aporta sus posiciones y críticas al respecto;
- Una campaña que se está lanzando y que inicia con un foro sobre el tema, o que finaliza con un foro que analiza su desarrollo;
- Posterior a la realización de una encuesta, para analizar y presentar sus resultados;
- Después de un cine-foro, que analiza una película o un documental recién visto;
Condiciones que deben ser facilitadas en un foro
Existen ciertas condiciones que el equipo organizador de un foro debe facilitar y mantener, a efectos de que esta actividad sea constructiva:
- Recuerde que es una actividad grupal donde todas las personas, organizaciones e instituciones invitadas acuden en igualdad de condiciones: ninguna está por encima de otra.
- Todos los puntos de vista se valoran en igualdad.
- Las personas pueden expresar libremente sus ideas, posiciones u opiniones.
- Se centran en temas específicos que son del interés común de las partes involucradas, quienes abonarán en su reflexión desde la diversidad de realidades, posiciones, conocimientos e intereses.
- Tienen reglas que se presentan al inicio para ser validadas por las y los asistentes, de manera que toda la gente acuerde respetarlas.
Esta guía orienta la forma de planificar, implementar y sistematizar un foro.
II. Planificación
El éxito de cualquier actividad de participación ciudadana, incluyendo la organización de un foro, radica en su cuidadosa y detallada planificación. Por ello deben tomarse previsiones basadas en criterios tales como los siguientes:
- Contar con al menos un mes para promocionar y/o convocar el foro.
- Lo que quiere decir que, al menos seis semanas antes del día de realización, debe tener asegurado el espacio y las personas panelistas.
- Se recomienda empezar los preparativos al menos dos meses antes.
Esta guía presenta una serie de pasos que usted puede seguir y adaptar a la realidad de su oficina o despacho. Además, incluye algunos instrumentos descargables que pueden ser editados de acuerdo con sus necesidades, el tiempo y los recursos disponibles.
Para Empezar
- Lea el documento “Plan de Acción” y descargue la plantilla correspondiente, pues va a ser requerida en el desarrollo de la planificación.
- Luego continúe leyendo este documento, donde se presentan los pasos sugeridos para planificar el foro.
- Cada paso es, en sí mismo, una acción. Por lo cual, cada uno deberá ser escrito en el Plan de Acción, asignándole responsables, fechas límite de realización y recursos.
- Siga las instrucciones que se brindan. Al finalizar, dispondrá de un instrumento que le facilitará la preparación y ejecución de la tarea.
Elementos para la Planificación
del Foro Ciudadano
1 El grupo organizador
Para preparar el foro, es conveniente contar con un grupo de personas que asuman las tareas identificadas en cada una de las fases. Por ello, el primer paso será definir este componente.
¿Qué se hace?
- Lea el documento "El grupo organizador".
- Arme su equipo de trabajo y escriba los nombres de las personas responsables en el plan de acción.
2 El tema y los objetivos
El segundo paso es definir el tema a tratar con el foro y lo que el grupo organizador se propone con su realización.
¿Qué sigue?
- Lea el apartado "Tema y objetivos"que explica estos dos elementos.
- Una vez definidos, escríbalos en el plan de acción.
3 La población meta
Con el tercer paso, se define la población a la que va dirigido este espacio.
¿Qué sigue?
- Lea el apartado "Población meta".
- Cuando haya definido su población, escríbala en el plan de acción.
4 Definir la dinámica y estructura del foro
Es necesario establecer la estructura que se elegirá para el foro y la dinámica a seguir. Esta es una tarea que debe ingresarse dentro del plan de acción, además se nombra un equipo de personas que debe hacerse responsable de llevarla a cabo en el tiempo que así se determine.
Tareas para el equipo responsable
- El equipo responsable deberá seguir las indicaciones establecidas en el documento “Dinámica y estructura del foro”
- A partir de este documento, preparará una propuesta que sea presentada al grupo organizador para su retroalimentación.
5 Promoción y Convocatoria
Dependiendo de los objetivos que se proponga, el foro que usted está organizando puede requerir que se planteen mecanismos de promoción, de convocatoria, o ambos. Por ejemplo, puede publicitarse por medios internos institucionales y además es muy recomendable hacerlo también en medios de comunicación externos, para ello puede coordinar con el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, quienes pueden ofrecerle apoyo en esta tarea.
Tareas para el equipo responsable
- Para planificar la promoción y convocatoria, todos los pasos anteriores deben haber sido clarificados.
- Para empezar, descargue una plantilla de plan de acción y téngala a mano. Se requiere un plan de acción propio, pero se usa solamente la segunda parte de la plantilla, que es donde se planifican las acciones a llevar a cabo.
- El equipo debe leer el documento “Promoción y convocatoria”, donde se explica cada uno de estos procesos y sus implicaciones.
- A partir de la lectura, debe definir cuál es el mecanismo más idóneo para su actividad, o si requiere una combinación de ambos.
- Luego procede a construir el plan de acción.
6 Conclusiones
- Todos estos elementos que componen la planificación, deben ser reflexionados y definidos por el grupo organizador o por el equipo gestor.
- Recuerde que la planificación de una actividad requiere más tiempo que la propia implementación.
- Siempre tenga presentes los tiempos, pues es mejor que una actividad no sea aplazada o cancelada después de haber sido promocionada. Antes de dar una fecha de realización, revise cuánto tiempo le llevará la planificación.
- El rompecabezas de la planificación se arma de acuerdo con sus necesidades, su realidad y los requerimientos que tenga. Por ello los pasos de planificación son sugerencias que pueden ser adaptadas o modificadas por el grupo organizador a su conveniencia.
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