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Aclarando conceptos
¿Qué es una mesa de diálogo?
Es un espacio donde se reúnen personas, instituciones, organizaciones y otros actores para dialogar, profundizando sobre un tema al cual realizan aportes, o logrando acuerdos sobre una situación que así lo amerita.
Los temas pueden surgir a partir de las necesidades de la ciudadanía, pues las mesas de diálogo se activan por un interés ciudadano de presentar propuestas, preocupaciones, inconformidades, para defender derechos, gestionar temas y presentar propuestas.
Pero también pueden ser identificados por los funcionarios y funcionarias a partir de la información que se obtenga de las personas usuarias y sus comunidades en encuestas, foros o la interacción cotidiana.
- Como espacios creados en los territorios de los Circuitos Judiciales, donde participa la ciudadanía usuaria u organizada, interactuando con las personas operadoras de justicia.
- Pero también se trata de espacios organizativos gestados desde la ciudadanía fuera del Poder Judicial.
- Deben surgir a partir de una agenda temática y tienen un período temporal de vida.
- Pueden llegar a convertirse, por decisión de las organizaciones participantes, en grupos de control y fiscalización ciudadana
- El Poder Judicial, a través de CONAMAJ, tendrá un rol de apoyo metodológico y logístico para su funcionamiento.
- Algunos ejemplos de temas a tratar en una mesa de diálogo son:
- Derechos de las personas privadas de libertad para efectos de ejecución de la pena.
- Servicios de la institución, horarios de atención de los despachos, calidad de las instalaciones, accesibilidad, etc.
- Protocolos para atender la violencia intrafamiliar
- Trámites para pensiones alimentarias
PlanificaciónEl éxito de cualquier actividad de participación ciudadana radica en su cuidadosa y detallada planificación. Por ello deben tomarse previsiones basadas en criterios tales como los siguientes:
- Contar con al menos un mes para promocionar y/o convocar la mesa de diálogo.
- Lo que quiere decir que, al menos seis semanas antes del día de realización, debe tener asegurado el espacio y a las personas que lo atenderán.
- Se recomienda empezar los preparativos al menos dos meses antesde la fecha de ejecución de la actividad.
Esta guía presenta una serie de pasos que usted puede seguir y adaptar a la realidad de su oficina o despacho. Además, incluye algunos instrumentos descargables que pueden ser editados de acuerdo con sus necesidades, el tiempo y los recursos disponibles.
Para Empezar
- Lea el documento "Plan de Acción" y descargue la plantilla correspondiente, pues va a ser requerida en el desarrollo de la planificación.
- Luego continúe leyendo este documento, donde se presentan los pasos sugeridos para planificar la actividad.
- Cada paso es, en sí mismo, una acción. Por lo cual, cada uno deberá ser escrito en el Plan de Acción, asignándole responsables, fechas límite de realización y recursos.
- Usted solamente debe seguir las instrucciones que se brindan. Al finalizar, dispondrá de un instrumento que le facilitará la preparación y ejecución de la tarea.
Elementos para la Planificación
1 El grupo organizador
Para preparar la actividad de participación ciudadana, es conveniente contar con un grupo de personas que asuman las tareas identificadas en cada una de las fases. Por ello, el primer paso será definir este componente.
¿Qué se hace?
- Lea el documento "El grupo organizador".
- Arme su equipo de trabajo y escriba los nombres de las personas responsables en el plan de acción.
2 El tema y los objetivos
El segundo paso es un momento para definir el tema a tratar y lo que el grupo organizador se propone con la actividad.
¿Qué sigue?
- Lea el apartado "Tema y objetivos" que explica estos dos elementos.
- Una vez definidos, escríbalos en el plan de acción
3 La población meta
Con el tercer paso, se define la población a la que va dirigido este espacio.
¿Qué sigue?
- Lea el apartado "Población meta".
- Cuando haya definido su población, escríbala en el plan de acción.
4 Definición de la dinámica y estructura de la mesa de diálogo
Es necesario establecer la estructura que se elegirá y la dinámica a seguir. Pero esta es una acción en sí misma y tiene una serie de requerimientos específicos, por lo que debe ingresarse en el Plan de Acción y designar un equipo de personas para que preparen una propuesta.
¿Qué sigue?
- Nombren un equipo de personas responsable de hacer la propuesta de la Mesa de Diálogo.
- El equipo responsable deberá seguir las indicaciones establecidas en el documento “Dinámica de una mesa de diálogo”.
- De acuerdo con la fecha establecida, se presentará la propuesta para ser retroalimentada por el equipo organizador. Además, se deberán establecer responsables para las tareas identificadas.
- Este trabajo, cuando se presente, será retroalimentado en las matrices facilitadas en ese documento.
5 Promoción y Convocatoria
Dependiendo de los objetivos que se proponga, una mesa de diálogo puede requerir que se planteen mecanismos de promoción, de convocatoria, o ambos. Puede publicitarse por medios internos institucionales y además es muy recomendable hacerlo también en medios de comunicación externos, para ello puede coordinar con el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, quienes pueden ofrecerle apoyo en esta tarea.
Tareas para el equipo responsable
- Para planificar la promoción y convocatoria, todos lo pasos anteriores deben haber sido clarificados.
- Para empezar, descargue una plantilla de plan de acción y téngala a mano. Se requiere un plan de acción propio, pero se usa solamente la segunda parte de la plantilla, que es donde se planifican las acciones a llevar a cabo.
- El equipo debe leer el documento "Promoción y convocatoria", donde se explica cada uno de estos procesos y sus implicaciones.
- A partir de la lectura, debe definir cuál es el mecanismo más idóneo para su actividad, o si requiere una combinación de ambos.
- Luego procede a construir el plan de acción.
6 Conclusiones
- Todos estos elementos que componen la planificación, deben ser reflexionados y definidos por el grupo organizador o por el equipo gestor.
- Recuerde que la planificación de una actividad requiere más tiempo que la propia implementación.
- Siempre tenga presentes los tiempos, pues es mejor que una actividad no sea aplazada o cancelada después de haber sido promocionada. Antes de dar una fecha de realización, revise cuánto tiempo le llevará la planificación.
- El rompecabezas de la planificación se arma de acuerdo con sus necesidades, su realidad y los requerimientos que tenga. Por ello los pasos de planificación son sugerencias que pueden ser adaptadas o modificadas por el grupo organizador a su conveniencia.
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